Helglöneberäkning
Supportdokument WEB0044 Programvara: Crona Lön
En väldigt stor andel löntagare arbetar enbart helgfria vardagar. Är man månadsavlönad så påverkas inte lönen av hur lång månaden är, hur många arbetsdagar den innehåller eller om det infaller extra helgdagar på dagar som annars skulle vara arbetsdagar. Det kan t.ex. vara 1 maj, midsommarafton, julafton o.s.v. Men om man är timavlönad så innebär ju färre arbetstimmar lägre lön. Det här kompenseras på olika sätt i olika kollektivavtal så att man får ersättning även för sådana dagar. Det brukar kallas helglön.
De olika kollektivavtalen har olika bestämmelser för vilka som är berättigade till helglön och hur stor ersättningen ska vara för de enskilda dagarna. Det finns olika krav på vilken typ av närvaro dagen före och/eller efter helgdagen som avgör om helglön ska falla ut. Avtalen reglerar också om det finns frånvaro, och i så fall vilken typ, som kvalificerar till helglön. T.ex. är det vanligt att man är berättigad att få helglön om man har haft semester före och/eller efter helglönedagen, medan föräldraledighet och vab mer sällan kvalificerar till helglön. Vi kan enas om att det finns en mängd faktorer att ta hänsyn till och att de skiljer sig mellan olika avtal. Därför är det inte helt enkelt att hantera det här manuellt. I löneprogrammet finns möjlighet att sätta upp regler för helglöneberäkning; både hur många timmar man har rätt till och vilken ersättning som utgår under helglönetimmarna. Här ska vi fokusera på antal berättigade timmar.
Börja med att gå till sidomenyn Register och välj Avtal. Ta fram eller skapa ett avtal för anställda som är berättigade till helglön. Under menyvalet Ersättningar finns en rubrik som heter Helglöneberäkning. Markera den och klicka på SPARA.
Nu har vi fått ett nytt menyval under sidomenyn Register som heter Helglöneregler. Klicka på det valet och då kan man börja bygga en ny regel enligt ert kollektivavtal. Har ni flera avtal så bygger man flera regler. Det finns ingen begränsning av antal regler.
Det är många faktorer att ta hänsyn till och det kan behövas att man dubbelkollar i avtalet under arbetets gång. Vi ska gå igenom de olika valen och dess betydelse. RegelnTestmix följer inget enskilt kollektivavtal utan är ett exempel på hur det kan se ut.
Vi börjar med att ge regeln ett id och benämning. Välj därefter vilken Löneform och Personaltyp regeln gäller för. Ofta hanteras det bara för timavlönade arbetare i kollektivavtalen, men det finns möjlighet att välja flera löneformer och personaltyper.
Om regeln gäller för alla Anställningsformer så markerar man ingenting där, annars väljer man de aktuella.
Finns det krav på en minsta anställningstid så registreras det antingen med enheten månad eller dag
Så här kan Grundinställningarna se ut.
Därefter markerar man alla typer av tider som är grundande för beräkning. D.v.s. den typ av närvaro och/eller frånvaro som måste finnas tidrapporterad eller stämplad i anslutning till helgdagen för att helglön ska kunna beräknas.
Här ser vi ett urval av tidkoder som ligger till grund för helglöneberäkning.
Nästa steg blir att markera vilka helgdagar som ska kunna ge helglöneersättning och vad villkoren är för var och en.
Det kan vara så att villkoren är likadana för alla typer av helgdagar, men i programmet finns utrymme för att differentiera dem. Börja med att ställ in villkoren för en helgdag. De valen kommer sedan att föreslås även för de andra helgdagarna, så då behöver man bara justera om det är avvikande villkor för någon helgdag. Vi klickar på knappen +LÄGG TILL för att börja göra inställningar. Här finns en mängd val att göra beroende på hur avtalet ser ut. Det här är ett exempel och vi går igenom vad de olika valen innebär.
Typ av dag : Välj en helgdag i taget och bearbeta den.
Gäller endast om dagen infaller på: Markera vilka veckodagar helgdagen får infalla på för att helglön ska kunna utgå.
Antal grundtimmar av helglön som ska erhållas: Här skiljer det sig en del mellan de stora kollektivavtalen. För personer som arbetar heltid och lika många timmar per dag kan det vara enkelt, men hur ser det ut för deltidsanställda eller personer som arbetar intermittent? Hur många timmar får t.ex. en person som är anställd på 75 % av en heltid, arbetar 30 timmar per vecka fördelat på 4 dagar. Ska personen då få 6 timmars helglön, så många timmar som är normal dagarbetstid eller så många timmar som personen skulle ha jobbat just den helgdagen?
Erhållen helglön ska minskas med summa närvaro på dagen: Kan man få helglön samtidigt med t.ex. övertidsersättning? Ska helglönetimmarna minska med motsvarande tid som man har varit närvarande? I så fall markera man det här valet.
Full helglön erhålles ändå vid närvarotid på helgdagen om max: Finns det någon gräns för hur många timmar man kan ha registrerad eller stämplad närvaro och ändå uppbära full helglön? I så fall anges den tiden här.
Underlag för dag före helgdag hämtas från: Är det arbetsdag eller kalenderdag närmast före helgdagen som ska ha kvalificerad tid för att helglön ska utgå?
Underlag för dag efter helgdag hämtas från: Se förra punkten.
Det är många val att ta hänsyn till under rubriken …och för att helglön ska erhållas så vi tilldelar dem ett eget avsnitt och bearbetar var och en av dem: Observera att man kan ha flera val markerade.
Eftersom jag under valet Underlag för dag före och efter helgdag har valt Arbetsdag ovan så är det arbetsdag som nämns i rubrikerna nedan. Hade jag istället valt Dag så hade det stått kalenderdag i valen nedan.
måste summa grundande tid vara minst lika med summa schematid på arbetsdag närmast före helgdagen: Är kravet att man ska ha godkänd närvaro och/eller frånvaro som minst motsvarar schematid på arbetsdagen närmast före helgdagen ska det här valet markeras.
måste grundande underlag finnas på arbetsdag närmast före helgdagen: Räcker det att det finns godkänd närvaro och/eller närvaro på arbetsdagen före helgen markerar jag det här.
De följande två valen är motsvarande som de två ovanstående men behandlar dag efter helgdagen.
måste summa grundande tid vara minst lika med summa schematid på helgdagen: Krävs det att personen har kvalificerad närvaro och/eller frånvaro som motsvarar schematiden eller mer på helgdagen? Då markerar man det här valet.
måste grundläggande underlag finnas på helgdagen: Om kravet finns att det ska finnas någon kvalificerad närvaro och/eller frånvaro på dagen; d.v.s. det behöver inte vara lika många timmar som schematiden, då väljer man det här.
måste schematid finnas på helgdagen: Om kravet för att få helglön är att den anställde har schematid på helgdagen så markeras det här valet.
måste summa grundande tid vara minst lika med summa schematid på arbetsdag närmast före helgdagen eller arbetsdag närmast efter helgdagen: Är kravet för att få helglön att den anställde har kvalificerad närvaro och/eller frånvaro som motsvarar schematid antingen före eller efter helgdagen markeras det här.
måste grundande underlag finnas på arbetsdag närmast före helgdagen eller arbetsdag närmast efter helgdagen: Räcker det att det finns någon kvalificerad närvaro och/eller frånvaro antingen på arbetsdag före eller efter helgdagen markerar man det här.
När man väl har ställt in reglerna för en helgdag är det bara att fortsätta med övriga dagar. Läs noga igenom avtalet och se om det är samma villkor för alla helgdagar. Om du upplever att det är krångligt att ställa in reglerna rätt, så tänk på att det här gör man oftast en gång. Då kan det vara värt att lägga ner lite extra mycket tid och energi. Sedan ska man kunna luta sig tillbaka och räkna med att löneprogrammet lägger ut rätt dagar med rätt antal timmar.
Lycka till med ditt arbete!