Schema med flexhantering
Supportdokument nr: WEB0036 Programvara Crona Lön på webben
I löneprogrammet kan man lägga in flexramar på sina dagscheman. Det innebär att när de anställda registrerar sin närvaro så behöver de inte ange någon orsak, som t.ex. övertid eller kompledigt, om de kommer eller går inom dagschemats flexramar. I exemplet vi ska titta på har schemat normalarbetstid 08:0 - 17:00 med rast 12:00 - 13:00 men de anställd kan börja sin arbetsdag någon gång mellan 06:00 och 09:30 utan att ange någon orsak. Vi lägger också in flexramar runt lunch och vid arbetsdagens slut. Arbetstiden summeras vid dagens slut och avvikande tid från normalarbetstid inom flexramarna summeras i en flexbank. Dagschemat som vi ska skapa ligger till grund för att därefter bygga ett arbetstidsschema som kan ha olika längd. Det vanligaste är att schemats längd är en vecka men det kan givetvis ha någon annan längd.
Börja med att skapa ett nytt schema under sidomenyn Register - Dagschema. Klicka på plussymbolen som du hittar i övre högra hörnet.
Vi börjar med att ge dagschemat ett id och en benämning. I bilden nedan visar vi hur en inställning kan se ut.
Jag vill att det här schemat ska ha en rast mellan 12:00 och 13:00 så då markerar jag Schemalagd rast och lägger in tiden.
Jag vill att rasten enligt normaltid ska registreras automatiskt om den anställde inte själv anger någon avvikande tid runt rasten, så jag markerar Automatisk rast.
Den minsta tiden för rast är i det här exemplet 30 min. Jag sätter en bock vid fältet Minimum rast, fyller i minsta tid och talar också om på nästa rad, Justering av rast vad som händer med tiden om den anställde registrerar rast som är kortare än 30 min.
Nästa två fält jag har möjlighet att markera är vad som ska hända med tiden om den anställde rapporterar tid utanför schemalagd tid utan att ange någon orsak; t.ex. övetid, kompledig eller sjuk.
Det sista valet i den här bilden markerar jag inte. Där sätter jag en bock om schemat inte ska vara synligt i listan med dagscheman. Det går inte att ta bort ett schema som har använts, men man kan göra det osynligt så att listan med aktiva scheman blir lite mer hanterbar.
Nu är det dags att lägga in tider och flexramar för arbetspassen. Klicka på knappen [+ LÄGG TILL NYTT ARBETSPASS] Om jag vill ha flextidsberäkning på mitt dagschema, så måste jag använda Arbetspass med klockslag som redan är markerat.
Markera rutan vid Flextidsberäkning så kan vi sedan börja lägga in normaltid och flexramar. Klicka på knappen [LÄGG TILL] när alla val är gjorda.
Det här dagschemat innehåller även ett pass efter lunch, så då klickar jag igen på knappen [+ LÄGG TILL NYTT ARBETSPASS] och lägger in tider och ramar för eftermiddagspasset. Det kan se ut så här:
Eftersom det här arbetstidsschemat bara innehåller ett dagschema så är jag klar nu. Klicka på knappen [SPARA] och gå över till menyrubriken Arbetstidsschema och bygg ihop schemat med hjälp av det här dagschemat. Klicka på “+” i övre högra hörnet för att skapa ett nytt arbetstidsschema. Ge schemat ett passande namn, gå igenom alla fält och se vad som ska fyllas i för varje schema man skapar.
Eftersom man i vårt exempel har samma arbetstider varje vecka och heltid per vecka är 40 timmar så ska det vid fältet Heltid stå “40.00”. Vi markerar också Använd dagschema och expanderar därefter avsnittet Schemadagar. Klicka på pilen i slutet av raden och välj dagschemat Dagtid Administration. Gör samma sak för dagarna måndag - fredag. Kontrollera därefter att sysselsättningsgraden har blivit 100,00 %. Avsluta med att klicka på knappen [SPARA].
Nu återstår att koppla det här schemat till berörda personer i personalregistret. Sedan kan de anställda stämpla eller ange tider i kalendarie eller tidrapport.