Importera fil från Försystem - Crona Lön
Lotta Lindroth
Varför vill man ha en importfil?
Många vill på ett enkelt sätt importera tider från ett tidsystem, ersättningar från något förmånssystem, utläggsprogram eller annat försystem. Man vill enkelt importera transaktioner så att det trillar ut på lönebeskeden med automatik. Man vill slippa att registrera försystemets transaktioner manuellt.
Ett löneprogram kan ofta ta emot filer från olika försystem. Filtyperna kan vara många då försystemen kan ha skapat sin egen export och en egen filtyp.
Var börjar jag?
Har man planer på att börja med fil-import så behöver man undersöka lite i början. Man behöver kontakta, undersöka vilken/vilka filtyper försystemet kan exportera ut.
Man behöver också undersöka vilka olika filtyper mitt löneprogram kan ta emot.
Varje system kan ha sin egen filtyp. Dock erbjuder de allra flesta försystemsleverantörer en standardiserad fil som heter PAXml.
Försystemsleverantörerna har kunskaper i hur en PAXml fil ska skapas för export. Vill försystemsleverantören eller kunden förkovra sig i hur PAXml fungerar så finns det en hemsida där man läsa mer om detta samt att det finns en valideringssida där man kan validera (testa) sin exportfil så att den har rätt filstruktur, dvs att den följer PAXml strukturen.
Denna validering kan aldrig varna för om det är för många eller för få timmar av något slag i en fil eller att filen innehåller något felaktiga datum, felaktiga personer etc. En validering kan bara kontrollera så att filen följer PAXml strukturen.
Kontrollera också i ert löneprogram vilken/vilka importfiler ert lönesystem kan ta emot.
I Crona Lön desktop finns flera olika filer som du kan importera. Det finns färdigbyggda direktkopplingar till vissa försystem men hittar man inte just sin egen koppling/filtyp så finns det alltid den standardiserade filen PAXml.
I Crona Lön så finns det PAXml fil.
Vad innehåller en exportfil från försystemet?
Förenklat sagt innehåller en fil en start-del och ett stopp-del (eller filhuvud o filslut) . Start och stopp är något som måste finnas i en fil. Mellan Start och Stopp finns transaktionerna. De kan bestå i lite olika koder. Här berättar vi lite om vad som kan finnas i en PAXml fil.
Förutom start och stopp kan en exportfil innehålla olika typer av transaktioner mellan start och stopp, så som:
Tidkoder (består oftast av en trebokstavskombination, som t.ex. MER=mertid)
Lönekoder (kan bestå av längre ordkombination, t.ex. ”mil_fri” som är skattefri milersättning)
Löneartsnummer (består alltid av de löneartsnummer man vill ha in importen på)
För de transaktionerna/händelserna som den anställde registrerat i försystemet så behöver varje transaktion innehålla lite information. Vilken anställd, datum, antal och/eller belopp samt eventuell resultatenhet (om man vill kostnadsföra transaktionen), bokföringskonto m.m.
Till exempel: en tidkod ”VAB”, anställningsnummer, personnummer, From datum – tom datum samt hur många timmar och en ev. resultatenhet (om man vill kostnadsföra).
Kan mitt försystem exportera fil?
Er försystemsleverantör har med största sannolikhet någon dokumentation där de
skrivit ner vad man behöver veta när man vill använda export. Hittar du inte info så kontakta din försystemsleverantör och fråga vilken/vilka filer de kan hantera.
Fråga gärna vad som ligger i filen. Nedan kommer några frågeställningar som är bra att ha koll på
Om det är tid som exporteras – skickas det med schematiden (så som den anställde skulle ha arbetat) samt avvikelsetider? Eller skickar man enbart avvikelsetid?
Innehåller filen både tidkoder o lönekoder? Lönearter? Alla tre eller ett par av dessa?
Kan man exportera ut månadens export flera gånger? (om det visar sig att man klickat i fel alternativ) Kan ni som kund bestämma vart ni vill spara filen?
Vad har försystemet för inställningskrav?
Vad får den för namn (så ni hittar den sen)
Formatet PAXml är ett standardiserat format som många systemleverantörer arbetar med. De flesta försystemsleverantör kan exportera ut en PAXml fil. Har inte försystemsleverantören detta så önska gärna denna typ av fil.
Vill försystemsleverantören eller du som läser denna text förkovra sig mer om PAXml så finns det en hemsida som beskriver en del om PAXml strukturen.
I Crona Lön desktop, Edison Lön och FDT Lön så kan man importera flera olika typer av filer.
Importera fil in i löneprogrammet
I Crona Lön har man ibland flera olika företag. Varje företag är unikt och har sina egna inställningar. Då varje företag är unikt behöver ofta inställningarna anpassas så det fungerar för just det företaget.
Nyfiken på vilka filer just ditt löneprogram kan ta emot?
I Crona Lön Desktop kikar du in under Företag och Företagsinställningar och under Försystem. Där lägger man upp en tillfällig testkoppling och bestämmer hur filen ska tas emot. Vart den ligger någonstans, vad den har för filändelse mm. Här kan man också se vilka olika typer av filer systemet kan ta emot genom att kika under fliken Allmän och titta under ”Importformat”. Scrolla i listan o kika. Vill man inte spara detta klickar man avbryt.
Man kan även förkovra sig om filer i Handbok del 1. (Observera att handboken är tryckt material och programmet kan ha utvecklats sedan boktryck)
I Crona Lön tittar man in i vänster sidomeny under Register och ”Importuppdrag försystem”.
Flera olika försystem?
Har man flera olika försystem så kan man naturligtvis skapa flera olika importuppdrag. Ett för varje försystem eller om man har flera filer från ett o samma försystem så fungerar det med.
Var bara lite noga så att man inte importerar förra månadens fil/transaktioner en gång till. 😊
När det är dags för den första importen så gör man följande:
Man skapar inställningar för filimport. Detta görs en enda gång och när man börjar. (alternativt om något ändrar sig i framtiden så kanske man behöver se över denna inställning)
Månatligen gör man:
Ta en säkerhetskopia så har man hängslen o livrem om man enkelt vill börja om.
Importerar filen
Starta lönebesked/lönebeskeden. Är man den försiktiga typen så skapar man ett och ett lönebesked (framför allt den första tiden) så man ser exakt vad som kommer fram. Alternativt så skapar man alla lönebesked samtidigt och fattas någon inställning, återställ säkerhetskopian, gör inställningen och ta ny säkerhetskopia innan nästa försök med import.
Räkna med att det alltid blir några få och små finjusteringar man måste göra för att få importen på plats. Som exempel - Man kanske inte får fram just den lönearten man brukat använda – ja då behöver man enbart titta på den löneartsstyrningen eller inställningen på lönearten. Brukar vara en enkel justering och som man bara gör en gång. M.m
Var ute i god tid innan lönen ska till banken och utbetalas!
Önskas hjälp? Ring till Supportavdelningen och boka in en konsultation. Vi hjälper er gärna med er sammankoppling. Konsultationer utförs mot konsultarvode eftersom vi avsätter tid till er och vi koppla ihop datorerna. Rådgör med konsulten vad som behöver förberedas.
Välkomna!
