Uppstart med Crona Tid&Resa

Crona Lön

Crona Tid&Resa

Kom igång med Tid&Resa

Crona Tid&Resa är den del av Crona-systemet där anställda registrerar sina egna tider och ersättningar och där administratörerna attesterar. Det finns även funktioner för schemaläggning, ledighetsansökningar, signering och inskick av tidrapporter till Försäkringskassan för LSS och att se dokument och saldon.

Crona Tid&Resa kan användas till såväl Crona Lön på webben som desktop. Använder du Crona Lön desktop måste du koppla ihop företag och anställd samt synkronisera informationen mellan de två programmen. Med Crona Lön på webben sker detta helt automatiskt.

Nedan beskriver vi hur du kommer i gång med Tid&Resa när du använder Crona Lön på webben. Observera att en del inställningar görs i löneprogrammet.

Innehållsförteckning:

1. Typ av konto ger behörighet

2. Skapa enstaka användare samt administratörer

3. Skapa användarkonton för flera anställda samtidigt

4. Attesthantering
   4.1 Hela dagar/tider
   4.2 Låsa dagar
   4.3 Avdelningsregister
   4.4 Skapa avdelningsansvarig
   4.5 Styr om den anställde ska vara synlig för administratörer i Portalen

Typ av konto ger behörighet

Användaren loggar in med ett användarkonto. Beroende på vilken typ du väljer för användarkontot, får kontot olika behörigheter. Användarkontot kan sedan ha tillgång till en eller flera produkter, t.ex. Tid&Resa, Crona Lön och Crona Bemanna.

• Systemadministratör. Denna administratörs inloggning har tillgång till alla företag som finns upplagda samt den personal som finns i respektive företag och kan lägga till nya företag och användare. Administratören har behörighet att utföra alla moment den anställde själv kan göra.

• Företagsadministratör. Denna administratörs inloggning har tillgång till valda företag samt den personal som finns i företagen. När du skapar kontot an­ger du vilket företag administratören ska administrera. Admi­nistratören har behörighet att utföra alla moment den anställde själv kan göra.

• Denna inloggning har tillgång de anställda som finns inlagda i vald avdelning. Inloggningen används för attest. Avdelningsansvarig har behörighet att utföra alla moment de anställda själv kan göra förutom att se de deras lönebesked och saldon som omfattar pengar. Avdelningsansvarig kan man, om man önskar, även kopplas till en viss anställd. Detta för att användaren ska slippa ha två inloggningar, en personlig och en för avdelningen.

• (LSS-tillägg) Brukare. Denna inloggning har tillgång till de anställda som finns inlagda som assistenter på just denna brukare. Brukaren har behörighet att utföra alla moment assistenten själv kan göra förutom att se de anställdas lönebesked och saldon som omfattar pengar.

• (LSS-tillägg) Kundansvarig. Denna inloggning har tillgång till de brukare där man har angett för just denna kundansvarig. Kundansvarig har behörighet att utföra alla moment assistenten själv kan göra förutom att se de anställdas lönebesked och saldon som omfattar pengar.

• Anställd. Den anställde kan utföra alla moment endast för sig själv, utom att attestera sina egna tider.

Skapa enstaka användare samt administratörer

Du köper separat så många användare du vill ha till Crona Tid&Resa eller Crona Tid. Dessa placerar du sedan fritt ut på de användarkonton du skapar. Den första användaren måste du skapa från löneprogrammet. Sedan kan systemanvändare skapa flera användarkonton direkt på Portalen.

När en användare skapats skickas ett mail från Crona Lön AB med användarnamnet samt en länk, där användaren själv sätter sitt lösenord.

Crona Lön – Meny Inställningar – Användare och tryck [+ NY ANVÄNDARE]. Ange att användarkontot ska ha tillgång till Crona Tid&Resa eller Crona Tid samt eventuella andra tillägg på Crona Portal.

Skapa användarkonton för flera anställda samtidigt

Crona Lön - Meny Inställningar – Användare och längst uppe till höger

Ska du skapa användarkonton till många anställda, är det lättaste att använda funktionen ”skapa användarkonton för flera anställda samtidigt”.

Alla aktiva anställda med en angiven mailadress som inte redan har ett användarkonto visas i listan. Markera de anställda som ska ha inloggningar, att användarna ska ha åtkomst till Portal samt vilken typ av inloggning ni kräver. Skapa kontona med [SKAPA].

Attesthantering

Crona Lön – Meny Inställningar – Företag – fliken Personal – Attesthantering.

Ni bestämmer om de anställda ska godkänna sina tider och om någon attestansvarig ska attestera löneunderlaget. Attesten kan göras av system- eller företagsadministratör eller kombineras med att du kopplar på avdelningar och skapar en avdelningsadministratör. Varje anställd kan tillhöra en avdelning.

Hela dagar/Tider

Normalt hanterar attest och godkännande hela dagar. I det fall man använder sig av LSS-tillägget väljer du ”endast tider”, så respektive brukare kan hantera del av dag för en assistent.

Låsa dagar

Du kan hindra att en anställd ändrar en dag (av misstag) efter att den godkänts eller attesterats. Om dagen ska ändras får man då först underkänna dagen för att ”låsa upp den”.

Avdelningsregister

Om ni vill kan ni dela in företaget i mindre delar och låta en eller flera administratörer attestera löneunderlaget. Indelningen kan vara regelrätta avdelningar eller du kan utgå ifrån en grupp anställda som en viss person ska attestera.

Crona Lön – Meny Inställningar – Företag – fliken Personal – Avdelningar

Markera att ni vill jobba med avdelningsregister.

Crona Lön – Meny Register – Avdelningar

Tryck ”+” i övre högra hörn och ange ett kort ID för avdelningen och namnet. Därefter ser du vilka anställda som inte redan tillhör en avdelning och kan koppla dem till avdelningen.

Skapa avdelningsansvarig

Crona Lön – Meny Inställningar – Användare och tryck [+ NY ANVÄNDARE].

När du har en avdelning kan du skapa en eller flera administratörer för den. När du anger typ ”avdelningsansvarig” får du ange vilken avdelning kontot ska ha tillgång till men du kan även ange en enstaka anställd på kontot. Detta för att chefen ska slippa ha två inloggningar, en för avdelningen och en för ”sig själv” som anställd.

Styr om den anställde ska vara synlig för administratörer i Portalen

Crona Lön – Meny Register – Personal – Crona Portal

Ifall du har personal som du av någon anledning inte vill hantera via Crona Portal, kan du ta bort koppling från Crona Lön på webben till Crona Portal. Det kan t.ex. vara en viss personalkategori där du har valt ett annat försystem.

Som standard är all personal automatiskt kopplad men genom att ta bort markeringen för ”Kopplad” förvinner personen från alla ställen där personalregistret visas på Portalen. På så sätt kan du hålla listan med personal så kort och relevant som möjligt.

Administrera Crona Portal

Crona Portal – meny Administrera

På själva Crona Portal kan du också göra en hel del inställningar. I stort sett alla funktioner de anställda kan använda på Crona Portal går att slå av eller på, utom Dashboarden. Vi måste ha en ”landningssida” som alltid finns. Om du loggar in med ett användarkonto av typen System- eller Företagsadministratör har du menyalternativet för att administrera.

Inställningar

System- eller Företagsadministratör kan administrera diverse inställningar för företaget, t.ex:

• hur användarna ska logga in

• vilka flikar och funktioner som ska generellt ska vara aktiva på företaget

• om det krävs klockslag och resultatenheter vid registrering

• hur passbyten ska godkännas (Crona Bemanna)

• lägga till kompetenser i kompetensregister (Crona Bemanna)

• vilka förvalda resultatenheter eller brukare en anställd ska ha

Skapa och editera användarkonton

Systemadministratören kan dessutom skapa och editera användarkonton och även välja exakt vilka flikar och funktioner och inställningar som ska gälla för en viss användare. På företagsnivå ställer man därför in det som gäller för ”de flesta” och sedan kan man finjustera på respektive användarkonto. Klicka på ett användarkonto i listan.

Massuppdatera inställningar

Systemadministratör kan också markera ett antal användare i listan och klicka på [MASSUPPDATERA INSTÄLLNINGAR] längst ner till höger. Då kan du slå av eller på en funktion för de markerade användarna med ett klick.

Påminnelser

Systemadministratören kan dessutom skapa påminnelser som skickar mejl eller SMS till en person eller målgrupp för att attestera tider, granska ledighetsansökan eller utfall av ledighetsansökan samt passbyten.

Logga in på Crona Portal i webbläsare

När administratören har skapat användarkonto och användaren har valt sitt lösenord, kan hen logga in på Crona Portal i sin webbläsare på portal.crona.se.

Crona Portal finns också som app för både Android och iPhone, för personliga användare. Utseendet och funktionerna skiljer sig lite och appen är anpassad till att man ser mindre på en mindre skärm. Mer om appen kan du läsa här ***länk***

Inloggning i webbläsare sker på det sätt som angetts på företaget eller användarkontot. Du kan alltid logga in med säkrare inloggning än vad som krävs. Du väljer mellan användarnamn & lösenord eller BankID.

Har användaren glömt sitt lösenord trycker hen på [GLÖMT LÖSENORD] och ett mejl för att återställa lösenordet skickas till den mailadress som angivits på användarkontot.

Klickar man på användarnamnet uppe till höger gömmer sig ett antal inställningar. Här ser du vilken typ användarkontot är, i Rosmaries fall nedan, anställd. Här finns också snabbval för att byta lösenord och att byta mellan ljust och mörkt tema.

Inställningar – Mina preferenser

Under preferenser kan användaren själv ange ett antal inställningar, som gäller varje gång denne loggar in. Mycket går givetvis även att ändra vid registrering, som till exempel vilka projekt och resultatenheter som kommer fram som förslag.

Meddelanden

Intill användarnamnet har du också en enkel meddelandefunktion, där du kan skicka meddelanden till användare av Crona Portal på företaget. Du kan också se vad vilka meddelanden du skickat och fått.

Efter inloggning visas alltid Dashboarden för användaren. Beroende på vilka funktioner ni använder på företaget och användarkontots behörighet finns sedan olika ikoner ute till vänster. Genom att klicka på hamburgermenyn framför företagsnamnet fäller du ut och fäster sidomenyn.

Tidsintervall

I väldigt många dialoger visas information för ett tidsintervall. Om du vill skapa en rapport anger du också vilket tidsintervall den ska omfatta. Genom att klicka på < eller > kan du bläddra till föregående eller efterföljande period.

Genom att klicka på de datum som visas kan du ändra mellan vecka, månad, ett datumintervall eller en specifik dag. Du kan sedan skriva in veckonummer, välja månad från drop downlistan eller skriva in datum respektive välja dem i en kalender.

Dashboard

Dashboarden är alltid startsida när man loggar in och denna går inte att slå av. Här finns en aktuell att-göra-lista för användaren, som tider att godkänna eller ledighetsansökningar att granska för en avdelningschef. Om användarkontot tillhör en anställd som är schemalagd med Crona Bemanna, visas även schema och eventuella tidregistreringar för perioden, för en snabb överblick.

Att registrera tider

Ni bestämmer på företaget hur de anställda ska registrera sina tider. Ni kan till och med bestämma det från anställd till anställd, genom att anpassa vilka vyer som är aktiva per personalgrupp eller anställd. Löneadministratören bestämmer vilka Tidkoder de anställda ska kunna registrera och ger dem bra benämningar som de förstår.

Ofta skapar man ett arbetstidsschema för den anställde och kopplar i Crona Lön. Då räcker det med att den anställde registrerar när hen avviker från detta schema, för att få korrekt löneunderlag. Vissa företag har schema på de anställda, men vill ändå att anställda registrerar all tid de arbetar, kanske för att kunna kostnadsföra tiden på en resultatenhet som projekt, kostnadsställe eller vad man kallar det. Sedan måste man också bestämma om det räcker med att man registrerar totalt antal timmar per dag för varje tidkod eller om man behöver veta när på dagen det utfördes, genom att kräva att registreringen sker med klockslag. Med klockslag kan programmet beräkna OB-tillägg automatiskt. Vill man säkerställa att en anställd befinner sig på rätt plats vid tidsregistrering kanske man vill använda ett ”stämpelur” som Crona Entré 80.

Beroende på ovan nämna variationer finns olika vyer att registrera tiden i, som lämpar sig mer eller mindre bra. Man väljer ofta något av Kalendarie, Tidrapportering eller Stämplingar. Alla sätt att registrera kan dock samexistera, men vår rekommendation är att välja den av vyerna som fungerar bäst.

Kalendarie

I kalendarievyn kan man enkelt jobba med sina tider i en kalender. Du väljer mellan snabbinmatning där du markerar en dag och registrerar tid eller trycker på [INTERVALLREGISTRERING].

Du anger vilken typ av tid du vill registrera (så kallad Tidkod) och antal timmar. Här finns inte möjlighet att ange klockslag. Har personen ett schema kan frånvaro registreras med timmar eller omfattning. Omfattning innebär procent av schematiden. På så sätt kan man lätt registrera sjukdom, även om man är schemalagd att arbeta olika antal timmar olika dagar. Med intervallregistreringen kan du registrera för flera dagar i följd samt ange eventuella resultatenheter.

Tidrapportering

På tidrapporten registrerar man i stället i en lista, en tidrapport. Här finns möjlighet att registrera klockslag för varje händelse. Du kan klicka på summering av en viss tidkod för att filtrera så du bara ser rader av den typen av tid i listan och markera om du vill visa automatberäknade tidrader eller inte, som till exempel schematid från ett lagt schema.

För att rapportera tid här trycker du på [+ RAPPORTERA TID]. I dialogrutan har du möjlighet att ange klockslag, om så är inställt på användarkontot.

Stämplingar

Använder företaget produkten Crona Entré 80, som enkelt kan sägas vara en stämpelklocka till Crona Portal, kan de anställda se sina stämplingar under just sidomenyn Stämplingar. När man stämplar sina tider trycker man IN när man kommer och UT när man avslutar arbetet. Har den anställde t.ex. glömt att stämpla ut en kväll kan man därför behöva komplettera stämplingarna med en UT-stämpling och detta kan man göra i denna vy, om den är aktiv för den anställda. Företaget bestämmer om den anställde får ändra på sina stämplingar eller inte. På företaget eller respektive användarkonto finns valet ”Lås tidpunkt för stämplingar” under inställningar för tidrapportering. En del företag låter endast arbetsledaren ändra stämplingar.

En korrekt IN- och UT-stämpling bildar en tidrad, som även visas på menyn för tidrapportering och i kalendariet, (alla typer av registreringar kan samsas!) men den kan endast ändras på sidan för Stämplingar.

Att registrera ersättningar

På samma sätt som för tider, bestämmer företaget hur, och om, de anställda ska kunna registrera ersättningar. Löneadministratören väljer ut Lönekoder de anställda ska kunna direktregistrera och vad som ska registreras på dem, antal eller belopp, beroende på vilket löneartsnummer registreringen sedan hamnar på. Lönekoderna ges en benämning som de anställda förstår.

Ersättningar är allt som inte är tid, kan man förenklat säga, och kan antingen direktregistreras på en lönekod eller med hjälp av en liten guide i några få steg för utlägg, milersättning, traktamente och representation. Om man vill kan man också skapa reseräkningar, där man kan ”knyta samman” ett antal händelser och ersättningar som härrör till samma resa.

Ersättning på lönekod

Crona Portal – meny Ersättningar

När den anställde trycker på [+ NY ERSÄTTNING] öppnas en dialog upp för registrering med ett antal flikar längst upp. Ange den information som efterfrågas och spara i listan. Ersättningarna summeras till Skattefritt, Skattepliktigt och eventuella Förmåner.

Utlägg

På fliken utlägg anger du datum och köpställe. Genom att ange vilken varugrupp utlägget avser kommer ersättningen att kostnadsföras korrekt när du tar ut bokföring efter lönekörningen. I nästa steg anger du belopp och kan ladda upp ett kvitto på utlägget och sist kan du granska och slutföra registreringen. Utlägget förs ner i listan över ersättningar och kan raderas eller granskas i efterhand.

Milersättning

På fliken för milersättning anger du datum och resmål, vilket fordon från fordonsregistret du kört och mätarställningar eller körsträcka. Har du inte lagt till en bil i fordonsregistret kan du göra det under tiden du registrerar din milersättning och anger då om det är en privatbil eller förmånsbil. Vilken typ av bil som använts styr vilken milersättning som betalas ut och programmet vet hur mycket skattefritt som får betalas ut för aktuellt år och eventuell överskjutande ersättning läggs som skattepliktig. Hur stor total milersättning ni vill betala ut anger du i Crona Löns företagsinställningar.

Traktamente

Crona Portal är som standard inställd på Skatteverkets regler gällande traktamente d.v.s. endast skattefria traktamenten. Om företaget har någon annan policy kan systemadministratören trycka på [RESEREGLEMENTE] på fliken för traktamente eller under sidomenyn Reseräkning. I resereglementet kan du ändra regelverk genom att ange ett valfritt belopp under till exempel ”ersättning för heldag”. Programmet lägger ut eventuellt överskjutande belopp på de olika händelserna som skattepliktigt.

Du anger datum och klockslag för avresa och hemkomst, vilka måltider arbetsgivaren eventuellt har betalat, om arbetsgivaren inte betalat logikostnader, granskar och slutför registreringen. Programmet beräknar och lägger då till traktamente, eventuella måltidsreduktioner och förmåner i listan.

Du kan alltid vara säker på att regelverket företaget satt upp följs, när den anställde kör guider på Portalen. Försöker man t.ex. radera en ”oönskad” förmånsbeskattning från listan får man meddelande att hela guidekörningen raderas. Detta gör att en attesterande chef inte behöver kunna reglerna på sina fem fingrar, för att attestera.

Representation

Guiden för representation används när en anställd har köpt något till en affärskontakt med egna pengar för företagets räkning. Guiden gör så att den anställde får pengarna utbetalt men även så att rätt momsbelopp bokas som avdragsgillt utifrån gällande regler.

Du anger datum, inköpsställe, antal deltagare, om det är intern eller extern representation eller gåva, samt fördelar beloppen på mat och alkoholfritt, starköl eller vin och sprit. Du kan också ladda upp ett kvitto. Även här behöver varken anställd eller chef kunna de omfattande och komplicerade skattereglerna för att kunna hantera representationen korrekt.

Reseräkning

Crona Portal – meny Reseräkning

I Crona Portal finns även möjlighet att registrera ersättningar på reseräkningar. På en reseräkning kan man samla ett antal resehändelser, utlägg, milersättningar och representationer. Reseräkningen kan omfatta en viss resa eller en tidsperiod som en vecka eller kanske hela månaden, allt efter önskemål.

Resehändelser

Själva resan registrerar man på fliken Resehändelse. Ange klockslag för de olika händelserna som avresa och hemkomst. I det fall resan gäller utlandet ska även uppgifter om gränspassering till landet samt hemkomst till Sverige anges. Klockslag är viktigt för att programmet ska kunna bedöma vilken typ av traktamente som ska betalas ut.

Varje resdag lägger sig på en rad i listan och du kan sedan ange vem som betalade logi och måltider.

Crona Portal är som standard inställd på Skatteverkets regler gällande traktamente d.v.s. endast skattefria traktamenten. Om företaget har någon annan policy kan systemadministratören trycka på [RESEREGLEMENTE] och ändra regelverk genom att ange andra belopp. Resereglementet är gemensamt för guiderna och funktionen för reseräkning. Programmet lägger ut eventuellt överskjutande belopp på de olika händelserna som skattepliktigt.

Utlägg, milersättning och representation

Dessa uppgifter registrerar du på respektive flik och händelserna lägger sig också i listan.

Skapa reseräkning

Till skillnad från guiderna lägger sig de registrerade händelserna på fliken PÅGÅENDE och går inte till lön förrän man skapar en reseräkning av dem. En reseräkning omfattar alla registrerade händelser mellan två datum. Du klickar på [SKAPA RESERÄKNING] och anger datum och beskrivning.

Programmet beräknar alla ersättningar för reseräkningen och fördelar ut på skattefritt samt eventuellt skattepliktigt och förmåner och för över reseräkningen till fliken SLUTFÖRDA.

Du kan klicka på en reseräkning och granska detaljerna enligt nedan eller skriva ut den. Vill du göra några ändringar klickar du på ikonen och alla händelser återförs då till fliken PÅGÅENDE, där du kan editera eller lägga till händelser och sedan skapa reseräkningen på nytt.

Godkänna

Crona Portal – meny Godkänna

Senast när en vecka är slut är det lämpligt att de anställda godkänner sina tider. Ofta minns man vad man gjorde veckan innan – det är alltid svårare om man sitter med en hel månad. Man behöver bara godkänna sina tider, alla ersättningar anses vara godkända när de registrerats eller reseräkningen skapats.

På sidan ser man en sammanfattning av perioden med omfattning, status, eventuell schematid, närvarotid och frånvarotid. Man kan markera hela perioden och godkänna alla dagar, eller klicka på en dag och se exakt vilka registreringar som gjorts.

Även om man godkänt en dag finns möjlighet att upphäva det och ändra på dagen, om inte arbetsledaren har hunnit attestera. När alla dagar har godkänts kan arbetsledaren få en notis om att dagarna är klara för attest, om systemadministratör ställer in detta under Administrera – Påminnelser.

Attestera

Crona Portal – meny Attestera

För arbetsledare finns menyingång för att attestera tider och ersättningar för de anställda man ansvarar för. (Se även avsnittet om Attesthantering.)

Attesten kan ske på den nivå man önskar. Du kan attestera allt med två klick (markera rutan för alla och [Attestera]) eller klicka på en anställd och granska ner på dagsnivå. Även ersättningarna kan naturligtvis granskas i detalj innan de attesteras.

Precis som med godkännandet kan arbetsledaren upphäva attest på en eller flera dagar vid behov för att göra ändringar.

Om man ställer in i Crona Lön att dagarna ska låsas när de är överförda till lön, kan man inte längre upphäva attest eller godkännande i Crona Portal när lönebeskeden för perioden har skapats i löneprogrammet. Du kan även låsa för rapportering efter sista rapporteringsdag, som anges för respektive period. Valen gör att du kan säkerställa att ingen lägger till eller ändrar något som du inte hinner uppmärksamma.

Ledighetsansökningar

Crona Portal – meny Ledighetsansökan

Om företaget önskar kan de anställda ansöka om ledighet via Crona Portal. Funktionen slås av eller på av system- eller företagsadministratör Administrera – Inställningar. Förutom att arbetsledaren godkänner eller nekar ledigheten och den anställde får svar kan även tidrapporteringen göras klart direkt i samband med godkännandet. På så sätt slipper alla hantera samma händelse flera gånger i systemet.

Ansökan

Den anställde trycker på [+ ANSÖK OM LEDIGHET] och anger typ, datum och orsak.

Tills ansökan är godkänd eller nekad kan den anställde radera eller ändra sin ansökan.

Om man har skapat påminnelse för ledighetsansökningar under Administrera – Påminnelser går nu en notis till arbetsledaren att det finns ledighetsansökningar att granska. När denne går in på menyn för Ledighetsansökningar finns en lista med ansökningar som ska åtgärdas.

Klickar arbetsledaren på den gröna bocken för att godkänna, kan denne skriva ett meddelande till den anställde. Med markering för ”skapa tidrader automatiskt” läggs rätt frånvaroorsak, datum och timmar automatiskt in på den anställdes tidrapport.

När ansökan har beviljats eller nekats får den anställde en påminnelse om att svar har kommit.

Lönebesked & Saldon

Crona Portal – meny Lönebesked & Saldon

När lönebeskeden är klarmarkerade i Crona Lön på webben så finns de genast tillgängliga för de anställda i Crona Portal. Klickar du på en period i listan visas själva lönebeskedet som pdf direkt på skärmen. Saldona som visas gäller enligt senaste lönebesked.

Dokument

Crona Portal – meny Dokument

Du kan lada upp och läsa pdf-dokument i Crona Portal. Du trycker på [LADDA UPP] och väljer ett dokument. Du väljer sedan vilken typ av användare som ska ha åtkomst till dokumentet. System- och företagsadministratörer har alltid tillgång till alla dokument som har skickats.

Väljer du avdelningsadministratör eller anställd, får du välja mellan ”alla” och eller att välja ut användarkonton. Skillnaden mellan att välja ”alla” och att faktiskt välja ut och markera alla anställda är att vid valen ”alla” så kommer även alla framtida anställda du lägger till i systemet att få tillgång till dokumentet. Väljer du däremot ut och markerar alla anställda, får bara de som vid tillfället dokumentet skickades valdes ut, att få tillgång till det. Dokumentet med arbetsmiljöpolicyn kan därför vara bra att publicera för ”alla” varemot inbjudan till fredagens After Work kanske endast är intressant för nu anställd personal.

Dokumenten visas i listan och du kan se vem som har åtkomst till dem, när det skickades och du kan även radera de dokument du skickat. Klickar du raden öppnas dokumentet i din pdf-läsare.

Närvarostatus

Sidan för närvarostatus visar vilka som stämplat in med en grön cirkel, i det fall man använder stämplingar, men kanske främst visas kontaktuppgifter för de anställda. Klickar du på mailadressen startar ditt epostprogram med adressen angiven.

De bilder som visas har den anställde laddat upp via appen för portalen eller så lägger du in det via Crona Lön på webben.

Personuppgifter

I Crona Portal kan den anställde själv ändra sin adress, epostadress och telefon. På så sätt slipper löneadministratören administrera detta. Den anställde lägger också till valfritt antal kontaktpersoner med [ + SKAPA NY]. Om inte någon av kontaktpersonerna har angetts som olycksfallskontakt ligger det en påminnelse på den anställdes dashboard tills en sådan har angivits.

Observera att den anställde inte själv kan byta bankkontonummer eller namn, då detta anses vara en säkerhetsrisk. Namn byter man ju inte så ofta, men det vore ytterst olyckligt om någon annan ”råkade” lägga in sitt bankkontonummer, så lönen betalas ut till fel konto. Eftersom administratörer på Portalen har tillgång till personuppgifterna, finns en extra spärr här.

Från sidan med personuppgifter når man också bilregistret. Detta används för att registrera milersättning och registret nås också direkt från registreringen av ersättningar. Även direkthopp till mail och telefon finns på denna sida för bekvämlighet för administratörer.

Den anställde kan också se i Portalen vilka barn som finns registrerade i Crona Lön på webben. Detta register sköts av löneadministratören, då det används för att hålla ordning på hur många semestergrundande dagar som finns beviljade och uttagna på respektive barn, men det finns ju ingen anledning att dölja det för den anställde.

Rapporter

Crona Portal – meny Rapporter

Eftersom Crona Portal är webbaserad finns det mesta direkt i webbläsaren och man behöver inte skriva ut ett enda papper eller skapa någon rapport om man inte vill. Det finns ändå möjlighet att skapa ett antal rapporter, som du kan ha nytta av. Rapporten skapas som pdf och kan granskas direkt på skärmen, laddas ner och sparas lokalt eller skrivas ut.

Tidrapport

Du kan skriva ut en tidrapport för vald period, en eller flera anställda samt för en eller flera tidkoder. Här visas också eventuella resultatenheter som registrerats samt summering av varje tidkod som använts.

Ersättningar

Här skriver du ut en ersättningsrapport för vald period, en eller flera anställda samt för en eller flera lönekoder.

Attestlista

På attestlistan får du en rapport på vald period, en eller flera anställda och kan göra urval på status, dvs ifall personens dagar är godkända (av den anställde), ej godkända, attesterade (av attestansvarig) eller låsta (på grund av att lönebeskedet skapats).

Projektlista

Projektlistan kan visa hur många timmar och vilka ersättningar som har kostnadsförts en viss resultatenhet. Du väljer period, vilka anställda och resultatenhetsnivå du vill lista samt vilken eller vilka resultatenheter (projekt) du vill se. Du markerar även om du vill se tider och/eller ersättningar. Med detaljering för ”detaljerad lista” får du varje kod listad per anställd.

Reseräkning

Här skriver du ut en specifik reseräkning genom att välja anställd och reseräkning. Med denna utskrift ser du all information som matades in när resehändelserna registrerades samt vilka ersättningar händelserna har resulterat i. Det är samma utskrift som man kan få när man står på menyn Reseräkning.