Semesterberäkning, tre metoder

Supportdokument nr: WEB0020 Programvara: Crona Lön på Webben, Modell: Plus

Underlag till semesterberäkning

En betydande del av lönekostnaden är intjänad semesterlön. Den består av minst 12 % av intjänat belopp, och ibland betydligt mer än så, beroende på semesteravtal och semesterrätt.

För att löpande under året kunna producera en så korrekt beräkning av aktuell semesterskuld som möjligt är det viktigt att hämta såväl arbetstider och frånvaro som semesterlönegrundande belopp från rätt tidsintervall.

I Crona Lön webb har vi möjlighet att hantera semesterberedning och semesterskuld enligt tre olika metoder och vi ska här försöka förklara innebörden av de olika metoderna och även presentera exempel på hur utfallet blir.

Vi utgår i exemplen från tre identiska anställda med samma anställningsdag, sysselsättningsgrad, månadslön och med semesteravtalet Enligt semesterlagens procentregel. Alla tre har semesterrätt på 25 dagar och samma avvikelser i form av sjukfrånvaro och tjänstledighet. Även extra ersättning i form av övertid är identisk i både antal och belopp.

Trots detta kommer vi att se att det skiljer på såväl antal intjänade semesterdagar som semesterlön per dag under en given period, beroende på vilken beräkningsmetod man väljer. Detta beror på vilka tider och belopp som ligger till grund under den avgränsade perioden. Det är viktigt att komma ihåg att de tider och pengar som på de här lönebeskeden hamnar utanför den aktuella semesterberedningens tidsintervall inte försvinner utan ingår i underlaget för nästa period, eller har ingått i förra perioden.

Beräkningsmetod väljs på varje semesteravtal. Inställningarna finns under sidomenyn Register— Semesteravtal.–

Intjänandeperiod

Begreppet intjänandeperiod i det här sammanhanget innebär det datumintervall som man anger vid semesterberedningen/semesterskulden. I den semesterberedning vi ska studera här är intjänandeperioden 2021-02-01—03-31 och avser tid och/eller löner som är redovisade på klarmarkerade lönebesked under den tiden.

Beräkningsinställningar

De anställda i exemplen som vi fördjupar oss i på nästkommande sidor är alla anställda 2021-02-01.

Semesterberedning görs t.o.m. 2021-03-31. De tillhör utbetalningsperiod M som innebär att intjänandeperiod är innevarande månad och rapporteringsperiod där alla avvikelser rapporteras är föregående månad. Vi skapar och klarmarkerar lönebesked för perioderna 2021.M.02—M.04. Se nästa sida för detaljer.

Metod 1: Tider och ersättningar från intjänandeperiod

Den här metoden används för anställd nr 14 i exemplet och innebär att löneprogrammet tar hänsyn till arbetad tid samt frånvaro och utbetald lön som är intjänad under perioden 2021-02-01—03-31. d.v.s. månadslön som redovisas på löneperioderna M.02— M.03 samt alla avvikelser, både avseende tid och pengar som redovisas på lönebeskeden M.03—M.04.

Metod 2: Tider från intjänandeperiod, ersättning från utbetalningsdatum

Anställd 15 har den här inställningen på sitt avtal. Det innebär att i semesterberedningens beräkning ingår ersättningar och/eller avdrag från lönen som är redovisade på klarmarkerade lönebesked i perioderna M.02—M.03 och ordinarie arbetad tid; frånvaro och extratid som har inträffat under tiden 2021-02-01— 03-31 och är redovisade i perioderna M.03—M.04.

Metod 3 Kontantprincipen

Anställd 18 tillhör semesteravtal med inställning som innebär att både tider och löner ska finns redovisade på klarmarkerade lönebesked som har utbetalningsdag inom det datumintervall som är angett i beredningen. I detta fall innefattas alltså perioderna M.02—M.03.

Lönebeskeden är identiska för alla tre anställda och ser ut så här:

Ändå blir resultatet på semesterberedningen så olika för de tre.

Den här bilden med detaljerat underlag får man fram genom att skapa semesterberedningen och därefter klicka på en person. Längre ner på sidan finns en detaljerad redovisning av berörda lönearter, belopp, antal frånvarodagar uppdelat på semesterlönegrundande och ej semesterlönegrundande tid, hela dagar, delar av dag m.m.

Den här semesterberedningen är gjord enligt metod 1. Tider och ersättningar från intjänandeperiod.

Översta avsnittet, vänstra spalten redovisar:

• Tid: Antal semesterlönegrundande kalenderdagar i perioden 2021-02-01—03-31

• Sysselsättningsgrad: Framräknad semestersysselsättningsgrad i procent

• Arbetstid per dag: Genomsnittlig arbetstid per arbetsdag i timmar.

Översta avsnittet, mittenspalten visar framräknade belopp utifrån underlaget. Där under presenteras semesterlön per dag och antal beviljade semesterdagar; betalda och obetalda.

Under rubriken Underlag hittar vi tider och belopp som ligger till grund för de framräknade beloppen i översta avsnittet.

• Närvaron presenteras i antal arbetsdagar och används för att göra snittlöneberäkning på den semesterlönegrundande frånvaron, som också presenteras i arbetsdagar.

• Ej semesterlönegrundande frånvaro i mittenspalten presenteras i kalenderdagar och används till beräkning av minskat antal betalda semesterdagar alternativt lägre semestersysselsättningsgrad.

• Semestergrundande lön är uppdelad i tre delar; Arbetad tid, Rörlig tillägg och Övrigt. Snittlöneberäkning för semestergrundande frånvaro görs genom att addera Semestergrundande lön Arbetad tid och Rörlig del och dividera den summan med Semestergrundande tid, närvaro

21 728,70 kr / 13 dagar = 1 671,44 kr/dag.

Multiplicera det beloppet med antal semestergrundande frånvarodagar: 1 671,44 * 10 = 16 714,40 kr Addera detta belopp till total semestergrundande lön: 16 714,40 + 21 728,70 kr = 38 443,10 kr

38 443,10 * 12 % = 4 613,70 kr. 4 613,70 kr / 3 dagar/ 1 537,72 kr/dag i semesterlön.

Semesterberäkning enligt metod 2:

Tider från intjänandeperiod, ersättningar från utbetalningsdag.

Detta innebär att tiderna avser händelser som har inträffat under tiden 2021-02-01—03-31 Ordinarie arbetstid hämtas från perioderna M.02—M.03 och avvikelser från perioderna M.03—M.04.

Ersättningarna hämtas från utbetalningsdag som infaller under perioden 2021-02-01—03-31 och finns redovisade på klarmarkerade lönebesked från perioderna M.02-M.03.

Vi får här ett högre belopp som underlag för semestergrundande lön än i förra exemplet. Det beror på att vare sig övertidstillägg eller tjänstledighetsavdrag som redovisas på lönebesked i perioden M.04 inkluderas eftersom utbetalningsdag för det lönebeskedet ligger utanför den valda perioden.

Däremot är semestergrundande tid; närvaro och frånvaro samma som i metod 1 eftersom tiderna hämtas från samma perioder; M.02—M.04. Det innebär att semesterlön per dag blir betydligt högre i det här exemplet än i det förra för just den här perioden med de här avvikelserna.

Semesterberäkning enligt metod 3. Kontantprincipen.

Denna metod innebär att såväl tider som pengar ska finnas redovisade på klarmarkerade lönebesked med utbetalningsdatum under vald period. I det här exemplet innebär det perioderna M.02—M.03.

Den här anställda får 5 betalda semesterdagar i stället för 3 som personerna i de andra i exemplen. Det beror på att ej semestergrundande frånvaro i mars som redovisas på lönebeskedet i period M.04 inte inkluderas i underlaget. Personen har under den perioden 59 semesterlönegrundande kalenderdagar: Antal betalda semesterdagar räknas ut med formeln 59/365 * 25 = 4,04. Det framräknade antalet avrundas uppåt till närmaste heltal; alltså 5 betalda semesterdagar.

Det semestergrundande beloppet hämtas från löneperioderna M.02—M.03 med utbetalningsdag inom det valda intervallet. Alltså påverkar vare sig övertidstillägg eller tjänstledighetsavdrag som har inträffat under perioden, men som redovisas på lönebesked i perioden M.04 med utbetalningsdag efter valt intervall.