Att köra lön för personliga assistenter

Linn Jonsson

Det är svårt att göra lön oavsett vilken bransch man arbetar i. Att göra lön för personliga assistenter tillför ytterligare en nivå – det är som att köra lön i 3D.

När det gäller assistenternas löner är det inte bara Skatteverket, Kronofogden, ekonomiavdelningen, företagsledningen, den anställda eller liknande som ska ha sin information från löneavdelningen – det är också Försäkringskassan, kommunen, brukaren, arbetsledaren och så vidare som ska ha information om både timmar assistenterna gör och vad kostnaderna för assistansen blir.

Vad är det som gör att det är speciellt att köra lön för personliga assistenter?

Brukaren får beviljat ett beslut om assistans från Försäkringskassan eller brukarens hemkommun. I beslutet är det angivet hur många timmar av utförd assistanstid som är beviljat och vilken ersättning som är beviljad per timma. Viktigt att tänka på är att timmarna som finns i beslutet är beviljade assistanstimmar – men det gäller bara för de timmar då assistenterna assisterar brukaren, det finns ofta annan tid en assistent gör som inte räknas som assistans. Exempel på sådan tid kan vara personalmöten, administrativ tid eller introduktion. Eftersom att det finns timmar som är assistanstid och andra timmar som inte är det behöver man skilja tiden på olika schematyper och även lönearter då de påverkar timmar och kostnader på olika sätt. Assistanstimmarna och andra timmar ska fördelas ut bland assistenterna på ett sätt som inte strider mot arbetstidslagen och eventuellt kollektivavtal.

Varje år beslutar regeringen om vilket schablonbelopp som betalas ut per utförd assistanstimme för det kommande året. Det går att ansöka om ett förhöjt belopp om brukaren har höga kostnader för till exempel OB eller olika utbildningar. Ersättningen per timma ska inte bara räcka till assistentens lön per timma utan även OB-ersättning, semesterersättning, arbetsgivaravgifter, pensions- och försäkringskostnader, administrationskostnader samt omkostnader för assistansen. Omkostnader är sådant assistenterna eller brukaren behöver för att på bästa sätt utföra assistansen.

Beroende på vilket typ av beslut som är beviljat är det olika redovisningskrav. Har brukaren ett beslut från Försäkringskassan finns tre olika redovisningskrav. Om Försäkringskassan har beviljat brukaren årets schablonbelopp ska assistenternas utförda assistanstimmar rapporteras varje månad, om brukaren har blivit beviljad ett förhöjt belopp ska både utförda assistanstimmar och kostnaderna för assistansen rapporteras varje månad och om brukaren anordnar sin egen assistans ska utförda assistanstimmar rapporteras varje månad och kostnaderna för assistansen ska rapporteras var sjätte månad.

Om brukaren har fått ett beslut om assistans från sin kommun är det oftast utförda assistanstimmar som ska rapporteras men varje kommun har egna regler för sin rapportering. I de flesta fallen får man ersättning från de olika kommunerna för merkostnader vid frånvaro som sjuklön, semesterersättning, pensions- och försäkringskostnader samt arbetsgivaravgifter. Egna anordnare får ersättning från kommunen för vikariens lön och bikostnader och Försäkringskassan ger ersättning för frånvarons kostnader.

Ofta vill brukaren, arbetsledaren, och företagsledning hålla koll på hur förbrukningen av assistanstimmar samt hur kostnaderna fördelas över månaderna och då är det viktigt på ett bra sätt kunna göra en ekonomisk redovisning.

För att de som sköter bokföringen ska kunna fördela företagets lönekostnader på de olika brukarna kan man använda sig av resultatenheter som kommer med på bokföringsunderlaget och överföringen till ekonomisystemet.